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8 January 2009



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Règlement financier
Date d’entrée en vigueur : 1er janvier 2007
2006/11
Règlement financier
Règles d'application
CHAPITRES SECTIONS ARTICLES et RÈGLES
1/ CHAMP D'APPLICATION ET PRINCIPES GÉNÉRAUX

> 1.1 Champ d'application
         1.1.1 Règles d’application
> 1.2 Principes généraux

  2/ POUVOIRS ET RESPONSABILITÉ > 1.3 Pouvoirs du Secrétaire Général
> 1.4 Délégation des pouvoirs financiers
         1.4.1 Dispositions générales en matière de délégation des pouvoirs financiers | 1.4.2 Rôle des membres du personnel
> 1.5 Responsabilité
  3/ DÉFINITIONS > 1.6 Définitions
1/ EXERCICE FINANCIER > 2.1 Exercice financier
  2/ DOCUMENT BUDGETAIRE > 2.2 Présentation des recettes et des dépenses
> 2.3 Contenu du document budgétaire
  3/ PREPARATION ET APPROBATION DU BUDGET > 2.4 Préparation du projet de budget
> 2.5 Non-affectation des recettes
> 2.6 Non-compensation
> 2.7 Approbation du projet de budget

1/ PRINCIPES D'EXECUTION

> 3.1 Fonctions d'ordonnateur et de comptable
 

2/ RECETTES

> 3.2 Contributions statutaires
> 3.3 Paiement des contributions statutaires
> 3.4 Rééchelonnement des dettes
> 3.5 Annulation des dettes
> 3.6 Recouvrement des « recettes diverses »
         3.6.1 Recouvrement des « Recettes Diverses»
> 3.7 Acceptation des libéralités et des produits de parrainages
         3.7.1 Conditions d'acceptation des libéralités et des produits de parrainages
> 3.8 Autorisation de négocier et de conclure des accords d'emprunt
  3/ COMPTES BANCAIRES ET PLACEMENTS > 3.9 Comptes bancaires
> 3.10 Dépôts et placements
  4/ TRANSFERTS DE CREDITS > 3.11 Transferts de crédits
         3.11.1 Dérogation à l’obligation de demander l’autorisation du Comité exécutif
  5/ DEPENSES > 3.12 Restrictions applicables aux engagements de dépenses
> 3.13 Engagements de dépenses dépassant les crédits approuvés
         3.13.1 Dérogations à l’obligation de demander l’autorisation du Comité exécutif
> 3.14 Engagements pluriannuels
         3.14.1 Engagements anticipés
> 3.15 Dépenses extrabudgétaires et versements à titre gracieux
> 3.16 Couverture des déficits et affectation des excédents
1/ PROCEDURES ET PRINCIPES DE PASSATION DE MARCHES > 4.1 Procédures de passation de marchés
         4.1.1 Dérogations aux procédures de passation de marchés
> 4.2 Principes s’appliquant aux passations de marchés
> 4.3 Pouvoir de signer les contrats
         4.3.1 Autorisation du Comité exécutif en matière de signature de contrats
  2/ CHAMP D'APPLICATION DES PROCEDURES > 4.4 Champ d’application des procédures
         4.4.1 Application de la procédure de mise en concurrence limitée | 4.4.2 Application de la procédure de négociation de gré à gré | 4.4.3 Services intellectuels | 4.4.4 Équipement informatique standard | 4.4.5 Travaux | 4.4.6 Procédure d’appel d’offres ouvert | 4.4.7 Procédure de mise en concurrence limitée | 4.4.8 Procédure de négociation de gré à gré
3/ COMMISSION DES PASSATIONS DE MARCHÉS > 4.5 Commission des passations de marchés
1/ SYSTEME COMPTABLE > 5.1 Principes comptables
> 5.2 Normes comptables
> 5.3 Système comptable
  2/ DOCUMENTS FINANCIERS > 5.4 Clôture des comptes
> 5.5 États financiers
> 5.6 Information financière
  3/ GESTION DES ACTIFS > 5.7 Gestion des actifs
1/ PRINCIPES DE GESTION > 6.1 Gestion des Fonds
> 6.2 Création de Fonds
  2/ FONDS STATUTAIRES > 6.3 Fonds de réserve générale
> 6.4 Fonds d’investissement
> 7.1 Devoir de signaler les irrégularités
1/ AUDIT INTERNE > 7.2 Audit interne
> 7.3 Portée de l’audit interne
  2/ AUDIT EXTERNE > 7.4 Les auditeurs externes
> 7.5 Portée de l’audit externe
> 7.6 Indépendance et accès aux informations
> 7.7 Rapport des auditeurs externes
> 7.8 Approbation des états financiers et quitus
> 8.1 Modifications et dérogations
> 8.2 Interprétation
> 8.3 Ajustement des seuils




INTRODUCTION
OBJET

Le présent chapitre porte sur le Règlement financier de l’Organisation internationale de police criminelle - INTERPOL.

RÉFÉRENCES

Articles 38 à 40 du Statut et 51 et 52 du Règlement général de l’O.I.P.C.-INTERPOL.

Règlement financier adopté par la résolution AGN/59/RES/4 lors de la 59ème session de l’Assemblée générale (Ottawa, 1990) entré en vigueur le 1er janvier 1991. Ce Règlement a été amendé :
  • par la résolution AGN/61/RES/2 adoptée par la 61ème session de l’Assemblée générale (Dakar, 1992), l’entrée en vigueur dudit amendement étant fixée au 1er janvier 1993 ;

  • par la résolution AGN/63/RES/2 adoptée par la 63ème session de l’Assemblée générale (Rome 1994), l’entrée en vigueur dudit amendement étant fixée au 1er janvier 1995 ;

  • par la résolution AGN/65/RES/23 adoptée par la 65ème session de l’Assemblée générale (Antalya, 1996), l’entrée en vigueur desdits amendements étant fixée au 1er juillet 1997 ;

  • par la résolution AGN/67/RES/15 adoptée par la 67ème session de l’Assemblée générale (Le Caire, 1998), l’entrée en vigueur desdits amendements étant fixée au 1er janvier 1999 ;

  • par la résolution AG-2001-RES-01 adoptée par la 70ème session de l’Assemblée générale (Budapest, 2001), l’entrée en vigueur desdits amendements étant fixée au 1er janvier 2002.

  • par la résolution AG-2002-RES-15 adoptée lors de la 71ème session de l’Assemblée générale (Yaoundé, 2002), l’entrée en vigueur desdits amendements étant fixée au 1er janvier 2003.

  • par la résolution AG-2003-RES-01 adoptée lors de la 72ème session de l’Assemblée générale (Benidorm, 2003) ; l’entrée en vigueur desdits amendements prenant effet le 2 octobre 2003.

  • par la résolution AG-2004-RES-03 adoptée par la 73ème session de l’Assemblée générale (Cancún, 2004), l’entrée en vigueur desdits amendements étant fixée au 1er janvier 2005.

  • par la décision N° 4 adoptée par la 146ème session du Comité exécutif (Lyon, 7 - 9 juin 2005), l’entrée en vigueur de l’amendement concernant la règle 119.2/2 du Règlement d’application du Règlement financier relative aux modalités d’amortissement étant fixée au 1er janvier 2006.

  • Par la résolution AG-2006-RES-15 adoptée par la 75ème session de l’Assemblée générale (Rio de Janeiro, 2006), l’entrée en vigueur desdits amendements étant fixée au 1er janvier 2007.

  • Au préalable, le Comité exécutif a révisé, par la décision N° 1 adoptée lors de sa 150ème session (Lyon, 30 mai – 2 juin 2006), les Règles d’application du Règlement financier, leur entrée en vigueur étant fixée au 1er janvier 2007.


Le présent Règlement tel qu’amendé se substitue à celui entré en vigueur le 1er janvier 1986 et qui avait été adopté lors de la 54ème session de l’Assemblée générale (Washington, 1985).

Collection des résolutions adoptées par l’Assemblée générale (rubrique : « TEXTES DE BASE ET ADMINISTRATION INTERNE DE L’O.I.P.C.-INTERPOL »).

Le Secrétaire Général





DISPOSITIONS GÉNÉRALES

CHAMP D’APPLICATION ET PRINCIPES GÉNÉRAUX

Article 1.1 : Champ d’application
  1. Les finances de l’O.I.P.C.-INTERPOL sont régies par le Statut de l’Organisation, le Règlement général, le présent Règlement financier, qui est une annexe du Règlement général, et toute autre disposition financière adoptée en vertu de ces textes.

  2. Toutes les sous-structures opérationnelles, où qu’elles soient situées, font partie intégrante du Secrétariat général. Elles sont à ce titre soumises aux textes ci-dessus mentionnés, y compris aux dispositions spécifiques qu’ils contiennent.
 

:: Règle 1.1.1 : Règles d’application

Les présentes Règles d’application sont arrêtées conformément aux dispositions du Règlement financier.


Article 1.2 : Principes généraux
  1. Le Secrétaire Général gère les finances de l’Organisation conformément aux principes de bonne gestion financière, en particulier ceux d’économie et de rapport coût-efficacité.

  2. Le Secrétaire Général veille à ce que les documents relatifs aux comptes, aux finances et aux actifs de l’Organisation, ainsi que les pièces justificatives correspondantes, soient conservés pendant au moins cinq ans après approbation par l’Assemblée générale des états financiers y afférents. Les modalités de conservation de ces documents et les responsabilités des membres du personnel concernés sont définies de façon détaillée dans des Directives financières.

  3. Le budget et les documents financiers sont établis en euros.
POUVOIRS ET RESPONSABILITE

Article 1.3 : Pouvoirs du Secrétaire Général
  1. Le Secrétaire Général assure la gestion financière et est responsable du budget.

  2. Le Secrétaire Général décide des méthodes et des procédures nécessaires à la gestion des ressources de l’Organisation.

  3. Le Secrétaire Général édicte toute Directive financière requise par le présent Règlement financier et ses Règles d’application, ou que lui-même juge nécessaire afin de compléter ou d’expliquer ces textes.
Article 1.4 : Délégation des pouvoirs financier

  1. En application de l’article 45 du Règlement général, lorsque le Secrétaire Général est empêché d’exercer ses fonctions, ses pouvoirs financiers sont exercés, par intérim, par le plus haut fonctionnaire du Secrétariat général, sous réserve de toutes décisions du Comité exécutif.

  2. Le Secrétaire Général peut en outre donner délégation à tout membre du personnel des pouvoirs qu’il juge nécessaires aux fins d’une gestion financière efficace de l’Organisation.

  3. Le système de délégation des pouvoirs financiers mis en œuvre par le Secrétaire Général est conforme aux dispositions générales figurant dans les Règles d’application.
 


:: Règle 1.4.1 : Dispositions générales en matière de délégation des pouvoirs financiers

  1. L’ensemble des pouvoirs financiers est exercé par le Secrétaire Général, dans les limites fixées par le Règlement financier et/ou les présentes Règles d’application.

  2. Les délégataires de pouvoirs financiers exercent ces pouvoirs au nom du Secrétaire Général.

  3. Les pouvoirs financiers sont délégués conformément aux principes de séparation et d’incompatibilité entre les fonctions d’ordonnateur et celles de comptable.

  4. Les actes de délégation, accompagnés d’un spécimen de la signature du délégataire, de même que les actes par lesquels il est mis fin aux délégations, sont notifiés suivant des procédures spécifiques établies par le Secrétaire Général.

  5. La continuité des pouvoirs financiers doit être maintenue en l’absence des délégataires.

  6. Le responsable du service d’audit interne ne peut recevoir délégation que pour engager les dépenses nécessaires aux fins de ses activités d’audit.


 

:: Règle 1.4.2 : Rôle des membres du personnel

Les membres du personnel ont des rôles clairement définis dans l’exécution des processus financiers.

Article 1.5 : Responsabilité

Dans l’exercice de leurs fonctions, tous les membres du personnel sont tenus de se conformer au Règlement financier, à ses Règles d’application ainsi qu’aux Directives financières.
En cas de nonrespect de ces textes, tout membre du personnel peut faire l’objet des procédures applicables prévues par le Manuel du personnel.

DEFINITIONS

Article 1.6 : Définitions

Les définitions applicables aux fins du présent Règlement financier, de ses Règles d’application et des Directives financières sont celles figurant dans l’annexe 1 du présent document.




BUDGET

EXERCICE FINANCIER

Article 2.1 : Exercice financier

L’exercice financier est la période comprise entre le 1er janvier et le 31 décembre.

DOCUMENT BUDGETAIRE

Article 2.2 : Présentation des recettes et des dépenses
  1. Les recettes sont classées en fonction de leur provenance et les dépenses en fonction de leur nature et de leur objet, et le cas échéant, par projet, suivant une nomenclature définie par le Secrétaire Général.

  2. Le classement en fonction de l’objet est lié aux fonctions essentielles de l’Organisation.
Article 2.3 : Contenu du document budgétaire
  1. Le document budgétaire comprend toutes les informations, annexes et mentions explicatives se rapportant au budget général, aux budgets spécifiques ainsi qu’aux autres ressources financières accumulées et aux passifs, nécessaires à l’information de l’Assemblée générale et du Comité exécutif pour prendre les décisions.

  2. En ce qui concerne le budget général, le document budgétaire comprend au moins les éléments suivants :
    1. Une déclaration de politique générale sur les objectifs à atteindre au moyen du budget, conformément au programme de travail de l’exercice concerné.

    2. Les hypothèses économiques retenues pour l’élaboration du budget, des explications financières sur les recettes, les dépenses et les Fonds, faisant la distinction dans chaque cas entre le coût des services existants, ajusté en fonction du taux de l’inflation, et le coût des nouveaux services proposés, ainsi que leurs répercussions sur le montant du budget.

    3. Un tableau présentant l’ensemble des recettes et des dépenses budgétées, ainsi que les opérations de financement et de mise en réserve concernant les Fonds, avec des données comparatives relatives à l’exécution du budget pour l’exercice en cours et les exercices précédents.


  3. Le système de délégation des pouvoirs financiers mis en œuvre par le Secrétaire Général est conforme aux dispositions générales figurant dans les Règles d’application.

  4. En ce qui concerne les budgets spécifiques, le document budgétaire comprend au moins le tableau mentionné à l’alinéa 2.c. ci-dessus.
PREPARATION ET APPROBATION DU BUDGET

Article 2.4 : Préparation du projet de budget
  1. Le Comité exécutif donne au Secrétaire Général des directives pour l’établissement du projet de budget de l’exercice suivant. Ces directives indiquent :
    1. le budget total nécessaire à la réalisation des objectifs de l’Organisation ;

    2. les taux d’évolution des dépenses en fonction du programme de travail et du coût de la vie ;

    3. tout autre paramètre que le Comité exécutif juge utile de préciser.

  2. Le projet de budget est préparé par le Secrétaire Général, sous la forme et avec le contenu précisés dans l’article 2.3. Toute modification intervenant à cet égard d’un exercice à l’autre est dûment expliquée.

  3. Après approbation par le Comité exécutif, le projet de budget est diffusé aux Membres de l’Organisation dans le délai stipulé à l’article 13 du Règlement général.

  4. Au cas où les estimations figurant dans le projet de budget nécessiteraient d’être révisées postérieurement à l’approbation de celui-ci par le Comité exécutif, le Secrétaire Général peut présenter un projet de budget révisé en suivant la procédure décrite ci-dessus.
Article 2.5 : Non-affectation des recettes
  1. Le projet de budget est présenté en équilibre, l’ensemble des recettes couvrant l’ensemble des dépenses. Les recettes ne peuvent donc pas être affectées à des postes de dépenses particuliers.

  2. Par dérogation au présent article, certaines recettes font l’objet d’une affectation, notamment :
    1. les indemnités et pénalités perçues par l’Organisation ;

    2. le remboursement effectué pendant l’exercice de frais ou de sommes indûment payées ;

    3. les recettes provenant de la rémunération d’une prestation fournie par un membre du personnel de l’Organisation sur instruction du Secrétaire Général ou avec l’autorisation de celui-ci ;

    4. les transferts aux Fonds ;

    5. les remboursements fiscaux perçus par l’Organisation, y compris ceux des taxes incorporées au prix des biens et des services ;

    6. le montant de l’impôt interne.
Article 2.6 : Non-compensation
  1. Dans le projet de budget, la compensation budgétaire entre recettes et dépenses est interdite.

  2. Par dérogation au présent article, les rabais, remises et ristournes peuvent être déduits du montant des mémoires, factures ou états liquidatifs qui, dans ce cas, sont enregistrés pour leur montant net.
Article 2.7 : Approbation du projet de budget

Sur proposition du Comité exécutif, l’Assemblée générale approuve le projet de budget. Elle peut le modifier le cas échéant.




EXÉCUTION DU BUDGET

PRINCIPES D’EXECUTION

Article 3.1 : Fonctions d’ordonnateur et de comptable
  1. Les fonctions d’ordonnateur et de comptable mises en œuvre pour l’exécution du budget sont distinctes et incompatibles.

  2. L’application de ce principe est précisée par le Secrétaire Général dans des Directives financières.
RECETTES

Article 3.2 : Contributions statutaires
  1. Les contributions statutaires des Membres sont annuelles et obligatoires, sans préjudice des engagements financiers pris par les pays hôtes.

  2. Sans préjudice de l’article 3.3, alinéa 3, du présent Règlement, tout versement partiel effectué par un Membre est imputé au prorata sur le montant de la contribution statutaire due au titre du budget général et sur le montant de la contribution statutaire due au titre du budget spécifique concerné.

  3. Les contributions statutaires des Membres au budget général correspondent à un certain pourcentage des crédits approuvés, compte tenu des autres recettes qu’il est prévu de percevoir au cours de l’exercice.

  4. Les contributions statutaires au budget général sont réparties entre les Membres suivant les modalités et le barème adoptés par l’Assemblée générale à la majorité simple.

  5. Les contributions statutaires aux budgets spécifiques des Bureaux sous-régionaux font l’objet d’une répartition entre les Membres concernés. Les modalités et le barème de répartition de ces contributions sont adoptés par ceux-ci à la majorité simple.

  6. Sauf mention expresse différente, tout autre versement est considéré comme une contribution volontaire.

  7. Les Membres peuvent verser des avances sur leurs contributions statutaires au titre des exercices suivants.
Article 3.3 : Paiement des contributions statutaires
  1. Les contributions statutaires sont appelées par le Secrétaire Général, qui en indique les modalités de paiement aux Membres.

  2. Les contributions statutaires des Membres sont dues à compter du 1er janvier de l’exercice financier correspondant. Elles sont versées le plus tôt possible, et au plus tard le 30 juin de cet exercice.

  3. Tout versement de contribution statutaire par un Membre vient en déduction de sa dette la plus ancienne.

  4. Tout nouveau Membre est redevable de sa première contribution à compter du 1er janvier qui suit la date de son admission par l’Assemblée générale.

  5. Les contributions statutaires dues par un Membre au moment où il quitte l’Organisation restent dues.

  6. Les contributions statutaires sont payées à l’Organisation en euros. En cas de difficulté, les règlements peuvent toutefois être effectués dans une autre monnaie, auquel cas les montants versés sont convertis en euros avant d’être portés au compte du Membre concerné.

  7. Les Membres, d’autres organisations internationales et/ou d’autres entités peuvent payer les contributions statutaires d’autres Membres de l’Organisation.
Article 3.4 : Rééchelonnement des dettes
  1. Les arriérés de contributions statutaires d’un Membre au titre de l’exercice en cours et des exercices précédents peuvent faire l’objet d’un rééchelonnement en vertu d’un accord spécifique.

  2. Les termes de l’accord de rééchelonnement sont négociés entre le Secrétaire Général et le Membre concerné. L’accord est signé par le Secrétaire Général. Cependant, lorsqu’un accord de rééchelonnement prévoit une annulation partielle de la dette, l’approbation préalable du Comité exécutif est requise.

  3. Une dette ne peut être rééchelonnée sur plus de dix ans, et la somme à rembourser est au moins égale au total du montant dû par le Membre au titre de l’exercice en cours et de l’exercice antérieur.

  4. Pendant la période de paiement de la dette rééchelonnée, le Membre concerné doit également s’acquitter, conformément à l’article 3.3 du présent Règlement, des contributions statutaires appelées au cours de cette période.

  5. Tant que le Membre remplit les obligations résultant de l’accord de rééchelonnement et s’acquitte sans retard des contributions statutaires appelées auprès de lui au cours de la période de paiement de la dette rééchelonnée, l’application des mesures prévues à l’alinéa 1 de l’ article 52 du Règlement général est suspendue à son égard.

  6. Si le Membre ne respecte pas les obligations résultant de l’accord de rééchelonnement ou de l’alinéa 4 ci-dessus, le Secrétaire Général lui notifie la résiliation de l’accord de rééchelonnement. Dans cette hypothèse, le Secrétaire Général applique au Membre concerné les mesures prévues à l’article 52 du Règlement général jusqu’à ce qu’il se soit acquitté de l’intégralité de ses obligations financières envers l’Organisation.
Article 3.5 : Annulation des dettes
  1. La dette d’un Membre au titre de ses contributions statutaires peut être partiellement annulée, à condition que le Membre concerné conclue avec l’Organisation un accord de rééchelonnement conformément aux dispositions de l’article 3.4 du présent Règlement. Le Membre redevient toutefois débiteur de la dette annulée dès lors qu’il ne respecte pas les obligations résultant de l’accord de rééchelonnement, ou s’acquitte avec retard des contributions appelées auprès de lui au cours de la période de paiement de sa dette rééchelonnée.

  2. Lorsqu’une situation exceptionnelle a de graves répercussions sur l’économie d’un Membre, l’Assemblée générale peut annuler partiellement ou totalement la dette du Membre concerné sans qu’un accord de rééchelonnement doive être conclu.
Article 3.6 : Recouvrement des « recettes diverses »

Le Comité exécutif définit dans des Règles d’application les conditions dans lesquelles le recouvrement des recettes autres que les contributions statutaires, les libéralités et les produits de parrainages nécessite une autorisation préalable.

 

:: Règle 3.6.1 : Recouvrement des « recettes diverses »

Sans préjudice de l’article 38 du Statut, le Comité exécutif autorise le Secrétaire Général à recouvrer les recettes autres que les contributions statutaires, les libéralités et les produits de parrainages.


Article 3.7 : Acceptation des libéralités et des produits de parrainages
  1. L’acceptation de tous les produits de parrainages et libéralités nécessite l’accord préalable du Comité exécutif qui peut, à cet égard, déléguer ses pouvoirs au Secrétaire Général dans les conditions fixées par les Règles d’application.

  2. N’est pas considérée comme une libéralité au sens du présent article la remise à titre gratuit de biens dont la valeur est peu importante.
 

:: Règle 3.7.1 : Conditions d’acceptation des libéralités et des produits de parrainages
  1. Sans préjudice de l’article 38 du Statut, le Comité exécutif autorise le Secrétaire Général à accepter les libéralités et les produits de parrainages conformément aux indications ci-après.

  2. Tout produit de parrainage ou libéralité versé à l’Organisation est soumis aux conditions suivantes :
    1. Il doit être offert à des fins compatibles avec les principes, les buts et les activités de l’Organisation ;
    2. Les activités du parrain ou du donateur doivent être compatibles avec les principes, les buts et les activités de l’Organisation.

  3. L’acceptation des produits de parrainages est par ailleurs soumise aux conditions suivantes :
    1. Le parrain doit remplir des conditions de moralité, de notoriété et de fiabilité ;
    2. Le parrain ne doit pas être partie à un appel d’offres en cours organisé par l’Organisation, ni à répondre à un appel d’offres lancé dans les six mois suivant le contrat de parrainage ;
    3. Le Secrétaire Général doit être en mesure de justifier le choix du parrain. Il doit également veiller à ce qu’aucune préférence injustifiée ne soit accordée à un parrain si d’autres partenaires pourraient financer la même opération.

  4. Toute libéralité n’impliquant pas un transfert de propriété en faveur de l’Organisation ne relève pas de l’alinéa 1 de l’article 3.7 et reste une remise à titre gratuit de biens ou de droits, dont le Secrétaire Général dispose quelle que soit sa valeur du point de vue des recettes ou des économies de dépenses. Toutefois, cette remise à titre gratuit doit être conforme aux conditions fixées dans les alinéas 2 et 3 ci-dessus.

  5. Toutes les libéralités doivent être utilisées conformément aux conditions convenues entre le donateur et l’Organisation. Dans l’hypothèse où une telle utilisation s’avérerait impossible, le montant inutilisé serait restitué au donateur, à moins que celui-ci consente à une autre utilisation proposée par le Secrétaire Général.

  6. L’acceptation des libéralités et des produits de parrainages est soumise au Comité exécutif dans les cas suivants :
    1. Lorsque les conditions fixées dans les alinéas 2 et 3 de la présente Règle d’application ne sont pas remplies ;
    2. Lorsque l’acceptation des libéralités entraîne pour l’Organisation, directement ou indirectement, des obligations financières supplémentaires dont le montant total ne dépasse pas 5 % des dépenses inscrites au budget général. Lorsque les obligations en question dépassent ce pourcentage, l’autorisation de l’Assemblée générale est requise.

  7. Lorsqu’il s’agit de protéger les intérêts de l’Organisation ou lorsqu’il est nécessaire de répondre rapidement à des besoins opérationnels, le Secrétaire Général soumet la question au Président pour décision, sauf dans les cas où l’autorisation de l’Assemblée générale est requise.

  8. Les conditions particulières applicables au bénéfice tiré des opérations de parrainage font l’objet d’un accord entre le parrain et l’Organisation.

  9. Tous les biens, y compris les logiciels et licences informatiques et/ou de télécommunications donnés à l’Organisation ou acquis par celle-ci gratuitement ou à un prix symbolique, sont enregistrés dans les comptes de l’Organisation à leur juste valeur à la date d’acquisition. Ces biens sont considérés comme amortissables et les dispositions relatives au Fonds d’investissement leur sont appliquées.

Article 3.8 : Autorisation de négocier et de conclure des accords d’emprunt
  1. Pour répondre aux besoins de l’Organisation, le Secrétaire Général peut négocier et conclure des accords d’emprunt jusqu’à un montant maximum de 250 000 EUR. Lorsque le montant total des emprunts dépasse 250 000 EUR au cours d’un exercice, il est tenu de demander l’autorisation préalable du Comité exécutif.

  2. Sauf autorisation de l’Assemblée générale, le montant de ces emprunts ne peut en aucun cas dépasser le montant total du Fonds de réserve générale augmenté de 50 % du montant dû par les Membres au titre de leurs contributions statutaires pour l’exercice considéré.

  3. Les opérations de crédit-bail ne sont pas considérées comme des emprunts soumis à l’autorisation du Comité exécutif.
COMPTES BANCAIRES ET PLACEMENTS

Article 3.9 : Comptes bancaires

Le Secrétaire Général choisit les banques ou établissements dans lesquels sont déposés les fonds de l’Organisation.

Article 3.10 : Dépôts et placements
  1. Le Secrétaire Général veille à ce que les opérations de dépôt et de placement soient effectuées auprès de banques présentant des garanties de moralité et de réputation, choisies en fonction des propositions qu’elles auront présentées.

  2. Le Secrétaire Général veille à ce que les conditions des opérations de dépôt et de placement soient négociées conformément aux principes de bonne gestion financière. Il les réexamine périodiquement et, en cas de nécessité, les renégocie.

  3. Le Secrétaire Général veille à ce que les opérations de dépôt et de placement répondent aux impératifs suivants, classés par ordre de priorité :
    1. sécurité du point de vue du choix de l’établissement financier, du risque de change minimum et du risque de pertes du fait de la nature du placement ;

    2. liquidité, de façon à ce que les fonds soient mobilisables rapidement ;

    3. rentabilité, en cherchant à bénéficier des conditions les plus favorables du marché.
TRANSFERTS DE CREDITS

Article 3.11 : Transferts de crédits
  1. Le Secrétaire Général est habilité à transférer des crédits à l’intérieur des fonctions essentielles, sous réserve de toute limite pouvant être fixée par le Comité exécutif. Les transferts de crédits entre fonctions essentielles sont en revanche soumis à l’autorisation préalable du Comité exécutif.

  2. Sans préjudice des dispositions de l’alinéa 1 ci-dessus, les transferts de crédits du budget général à un budget spécifique, et vice versa, sont soumis à l’autorisation préalable du Comité exécutif.
 

:: Règle 3.11.1 : Dérogation à l’obligation de demander l’autorisation du Comité exécutif,

En cas d’urgence, ou afin de protéger les intérêts de l’Organisation, le Secrétaire Général soumet la question au Président pour décision. Le Président informe le Comité exécutif, à chaque session, de toute autorisation donnée en vertu de la présente Règle.

DEPENSES

Article 3.12 : Restrictions applicables aux engagements de dépenses
  1. Aucun engagement de dépense ne peut être pris sans qu’il existe un crédit relatif à la fonction essentielle concernée, approuvé conformément aux dispositions en vigueur, et dont le solde disponible permet de prendre en charge la dépense imputable sur l’exercice financier au cours duquel l’engagement prend effet.

  2. Les engagements de dépenses restent dans les limites des crédits affectés aux différentes fonctions essentielles, sous réserve des dérogations prévues dans les articles 3.13 et 3.15.
Article 3.13 : Engagements de dépenses dépassant les crédits approuvés
  1. Les engagements de dépenses dépassant les crédits approuvés sont soumis à l’autorisation du Comité exécutif. Des exceptions à ce principe peuvent être prévues dans les Règles d’application.

  2. L’origine des ressources destinées à financer ces dépenses est spécifiée.
 

:: Règle 3.13.1 : Dérogations à l’obligation de demander l’autorisation du Comité exécutif
  1. Le Secrétaire Général peut prendre des engagements de dépenses dépassant les crédits approuvés jusqu’à un montant maximum de 300 000 EUR par opération.

  2. Lorsqu’un engagement de dépense dépasse 300 000 EUR, le Secrétaire Général doit soumettre la question au Comité exécutif.

  3. En cas d’urgence, ou afin de protéger les intérêts de l’Organisation, le Secrétaire Général soumet la question au Président pour décision. Le Président informe le Comité exécutif, à chaque session, de toute autorisation donnée en vertu de la présente disposition.

Article 3.14 : Engagements pluriannuels
  1. En cas de nécessité, le Secrétaire Général peut prendre des engagements de dépenses concernant les exercices financiers suivants lorsque les activités considérées se poursuivront au cours des années suivantes et à condition que les crédits nécessaires aient été approuvés par l’Assemblée générale.

  2. Les crédits couvrant ces dépenses pendant l’exercice financier en cours servent de base au calcul des crédits concernant l’exercice financier suivant.

  3. Dans ces cas, les sommes exigibles au cours de chaque exercice financier sont inscrites au budget de l’exercice financier correspondant avant inscription d’autres engagements.
 

:: Règle 3.14.1 : Engagements anticipés

Les dépenses de gestion courante peuvent faire l’objet d’engagements anticipés imputables sur les crédits approuvés au titre des exercices suivants une fois que les crédits en question ont été votés par l’Assemblée générale.

Article 3.15 : Dépenses extrabudgétaires et versements à titre gracieux

Le Secrétaire Général peut prendre des engagements de dépenses extrabudgétaires et/ou effectuer des versements à titre gracieux compatibles avec les principes, les buts et les activités de l’Organisation.

Article 3.16 : Couverture des déficits et affectation des excédents
  1. Le Secrétaire Général peut couvrir les déficits et affecter les excédents conformément aux indications suivantes :

  2. Les déficits peuvent être couverts en faisant appel au Fonds de réserve générale.

  3. Les excédents sont affectés comme suit, par ordre de priorité :
    1. réapprovisionnement du Fonds de réserve générale, jusqu’au niveau requis en vertu de l’article 6.3 du présent Règlement.

    2. réapprovisionnement des autres Fonds, jusqu’à leurs niveaux obligatoires respectifs, lorsqu’il y a lieu ;

    3. affectation aux autres Fonds et à des activités spécifiques réalisées au cours d’un exercice financier.





PASSATION DE MARCHÉS

PROCEDURES ET PRINCIPES DE PASSATION DE MARCHES

Article 4.1 : Procédures de passation de marchés
  1. La passation de marchés portant sur des travaux, des biens et des services s’effectue suivant les procédures énumérées ci-après, conformément aux Règles d’application approuvées par le Comité exécutif et aux Directives financières édictées par le Secrétaire Général :
    1. appel d’offres ouvert ;
    2. mise en concurrence limitée ;
    3. négociation de gré à gré.

  2. Le Comité exécutif peut décider de dérogations aux procédures ci-dessus.
 

:: Règle 4.1.1 : Dérogations aux procédures de passation de marchés
  1. Les procédures de passation de marchés ne s’appliquent pas :
    1. aux contrats devant être conclus entre l’Organisation et :
      1. un État ;
      2. une autorité, une administration publique ou une entité chargée d’un service public ;
      3. une organisation internationale ;
    2. aux emprunts et placements visés par les articles 3.10, 3.11 et 3.12 du Règlement financier ;
    3. aux opérations de change ;
    4. aux actes d’engagement des membres du personnel de l’Organisation.

Article 4.2 : Principes s’appliquant aux passations de marchés
  1. Les passations de marchés obéissent aux principes suivants :
    1. sauvegarde des intérêts de l’Organisation ;
    2. rentabilité ;
    3. non-discrimination ;
    4. transparence ;
    5. équité ;
    6. intégrité.

  2. Le montant de la transaction n’est pas évalué dans l’intention de la soustraire à l’application des dispositions du Règlement financier, de ses Règles d’application et des Directives financières.

  3. Dans les cas ci-après, le montant de la transaction est calculé comme suit :
    1. Lorsque l’exécution du contrat intervient à la livraison des travaux, des biens et/ou des services, le montant de la transaction est égal au prix de ces travaux, de ces biens et/ou de ces services ;
    2. Lorsque l’exécution du contrat s’étend sur une durée n’excédant pas trois ans, le montant de la transaction est égal au prix total des travaux, des biens et/ou des services livrés ;
    3. Lorsque l’exécution du contrat intervient à la fois à la livraison des travaux, des biens et/ou des services et sur une certaine durée, le montant de la transaction est égal au prix global des travaux, des biens et/ou des services livrés.
Article 4.3 : Pouvoir de signer les contrats
  1. Les contrats ne peuvent être signés que par les personnes habilitées à engager les dépenses conformément aux dispositions du Règlement financier, de ses Règles d’application et des Directives financières, et ce, dans les limites du montant maximal pour lequel la personne concernée est habilitée à signer.

  2. Le pouvoir de signer les contrats suit les mêmes règles que celui d’engager les dépenses.
 

:: Règle 4.3.1 : Autorisation du Comité exécutif en matière de signature de contrats

Une nouvelle autorisation du Comité exécutif ou du Président est requise en cas de modification substantielle d’un contrat intervenue après que l’autorisation de signer ce contrat ait été donnée conformément à l’article 4.3, alinéa 2, ci-dessus. La Commission des passations de marchés est consultée sur la nature substantielle des modifications apportées au contrat.

CHAMP D’APPLICATION DES PROCEDURES

Article 4.4 : Champ d’application des procédures
  1. La conclusion de contrats d’acquisition de biens ou de services est soumise à une procédure d’appel d’offres ouvert lorsque le montant de la transaction est égal ou supérieur à 500 000 EUR.

  2. Lorsque le montant de la transaction est compris entre 150 000 et 500 000 EUR, la conclusion du contrat est précédée d’un appel d’offres ouvert ou d’une procédure de mise en concurrence limitée.

  3. Des dérogations spécifiques aux alinéas 1 et 2 ci-dessus peuvent être prévues dans des Règles d’application.
 

:: Règle 4.4.1 : Application de la procédure de mise en concurrence limitée

Par dérogation à l’article 4.4, alinéa 1, lorsque, pour des raisons de fait ou de droit, seul un nombre restreint de fournisseurs/prestataires est en mesure d’exécuter le contrat et que le Secrétaire Général connaît leur identité, celui-ci peut appliquer la procédure de mise en concurrence limitée, après consultation de la Commission des passations de marchés.
 

:: Règle 4.4.2 : Application de la procédure de négociation de gré à gré
  1. Lorsque le montant de la transaction est inférieur ou égal à 150 000 EUR, le Secrétaire Général peut appliquer la procédure de négociation de gré à gré.

  2. Conformément à l’article 4.4, alinéa 3, ci-dessus, la procédure de négociation de gré à gré peut être appliquée dans les cas où :
    1. l’Assemblée générale ou le Comité exécutif le décide ;
    2. la bonne application des mesures de sécurité ou la nécessité de protéger des informations confidentielles liées aux activités de l’Organisation est incompatible avec la nature même des procédures d’appel d’offres ouvert et de mise en concurrence limitée ;
    3. la qualité de la prestation est intrinsèquement liée à la personne du prestataire ;
    4. l’urgence est telle qu’elle ne permet pas d’observer les délais inhérents aux procédures d’appel d’offres ouvert ou de mise en concurrence limitée ;
    5. il s’agit de prolonger ou de renouveler un contrat dont l’exécution a donné toute satisfaction, étant entendu que, dans ce cas, l’appel d’offres ouvert ou la mise en concurrence limitée doit être répété après une période appropriée du point de vue économique ou technique ;
    6. un nouveau contrat doit être signé, pour le même objet, avec un fournisseur/ prestataire qui a été choisi à l’issue d’un appel d’offres ouvert, dans les 12 mois précédant la nouvelle procédure ;
    7. un contrat ne peut être techniquement ou économiquement séparé du contrat initial sans graves inconvénients pour l’Organisation ou, bien que séparable de l’exécution du contrat initial, est strictement nécessaire à ses étapes ultérieures :
      1. à condition que le montant de la transaction ne dépasse pas 25 % du montant d’origine, quelle qu’ait été la procédure de passation de marché suivie pour attribuer le contrat initial,
      2. et étant entendu que cette dérogation ne peut pas être appliquée plus de trois fois ;
    8. les biens ou services ne sont disponibles que pour un même prix, quel que soit le fournisseur/prestataire ;
    9. pour des raisons de fait ou de droit, le contrat ne peut être exécuté que par un seul fournisseur/prestataire ;
    10. il s’agit d’appliquer une politique d’achat relevant d’un plan de normalisation des biens qui rend inapproprié le recours à une procédure d’appel d’offres ouvert ou de mise en concurrence limitée.

  3. Sauf dans les cas visés à l’alinéa 2.a. ci-dessus, toutes les opérations effectuées en application de l’alinéa 1 ci-dessus doivent être dûment motivées et les auditeurs externes doivent en être informés.
 

:: Règle 4.4.3 : Services intellectuels

Pour ce qui est de l’acquisition de services intellectuels, l’Organisation peut appliquer la procédure de mise en concurrence limitée lorsque le montant de la transaction est compris entre 250 000 et 500 000 EUR. Lorsque le montant de la transaction est inférieur à 250 000 EUR, la procédure de négociation de gré à gré peut être appliquée.
 

:: Règle 4.4.4 : Équipement informatique standard

En ce qui concerne l’acquisition d’équipements informatiques dont les spécifications sont standard et claires, l’Organisation peut appliquer la procédure de mise en concurrence limitée lorsque le montant de la transaction est compris entre 250 000 et 500 000 EUR. Lorsque le montant de la transaction est inférieur à 250 000 EUR, la procédure de négociation de gré à gré peut être appliquée.
 

:: Règle 4.4.5 : Travaux
  1. Les contrats portant sur des travaux peuvent être conclus après négociation de gré à gré ou application de toute procédure usuelle dans le pays où est situé le bien, ladite procédure devant par ailleurs être conforme aux besoins et aux intérêts de l’Organisation.

  2. Toute conclusion de contrat portant sur ce type de transactions est précédée d’une expertise du bien considéré, à l’exception des cas où il est manifeste que la transaction est d’une importance mineure.
 

:: Règle 4.4.6 : Procédure d’appel d’offres ouvert
  1. Le Secrétaire Général établit un document décrivant les caractéristiques techniques et administratives de l’opération envisagée, et qui doit permettre aux concurrents d’exposer les principaux faits et considérations dont il sera tenu compte lors du processus de sélection.

  2. Le Secrétaire Général publie un appel d’offres ouvert précisant la nature des biens ou services requis, indiquant comment le document mentionné à l’alinéa 1 ci-dessus peut être consulté ou obtenu, et fixant le délai dans lequel les offres doivent être présentées.

  3. Une fois le délai mentionné dans l’alinéa 2 ci-dessus écoulé, la Commission des passations de marchés créée par le Secrétaire Général procède au dépouillement des offres reçues et vérifie que celles-ci ont été reçues dans le délai prescrit.

  4. Les offres sont ensuite examinées par le service demandeur. Un compte rendu de cet examen et de ses conclusions est élaboré et communiqué à la Commission des passations de marchés de manière à ce que celle-ci puisse formuler des recommandations. Une fois l’examen des offres terminé, le Secrétaire Général peut s’entretenir avec les candidats en vue de faire compléter ou préciser la teneur des offres ou d’obtenir des conditions plus avantageuses pour l’Organisation.

  5. Le Secrétaire Général choisit l’offre qui est économiquement et techniquement la plus avantageuse pour l’Organisation, en tenant compte notamment du prix, des coûts d’utilisation, de la valeur technique, des garanties professionnelles et financières présentées par chacun des candidats, de la disponibilité des biens et/ou des services, des délais d’exécution proposés et des exigences de sécurité de l’Organisation. Dans l’intérêt de l’Organisation, il peut retenir une offre contenant une variante non prévue par le document mentionné à l’alinéa 1 ci-dessus.

  6. Le Secrétaire Général peut décider de ne sélectionner aucune des offres présentées en réponse à un appel d’offres si aucune ne lui paraît acceptable. Dans ce cas, il peut, après avoir motivé par écrit le rejet des offres et consulté la Commission des passations de marchés, procéder à un nouvel appel d’offres ouvert, à une mise en concurrence limitée ou à une négociation de gré à gré avec des fournisseurs/prestataires potentiels.
 

:: Règle 4.4.7 : Procédure de mise en concurrence limitée
  1. Le Secrétaire Général élabore :
    1. un document décrivant les biens ou services requis par l’Organisation et appelant à présenter des offres ;
    2. une liste des fournisseurs/prestataires à mettre en concurrence. Cette liste est établie sur la base de critères garantissant les qualifications, l’expérience et l’indépendance des fournisseurs/prestataires. Elle peut être établie à partir d’une liste permanente dressée suivant les prescriptions du Secrétaire Général.

  2. Le Secrétaire Général fait parvenir le document descriptif aux fournisseurs/prestataires figurant sur la liste et les informe de la date limite de soumission des offres.

  3. Il est ensuite procédé comme en matière d’appel d’offres ouvert, mutatis mutandis.

  4. Si les offres soumises en réponse à une procédure de mise en concurrence limitée sont telles que la valeur réelle des biens ou des services concernés aurait justifié la publication d’un appel d’offres ouvert, la procédure est annulée et un appel d’offres ouvert est publié.
 

:: Règle 4.4.8 : Procédure de négociation de gré à gré
  1. Les négociations de gré à gré sont conduites par le Secrétaire Général, qui mène toutes discussions lui paraissant utiles ou effectue toutes comparaisons, en fonction des besoins et intérêts de l’Organisation.

  2. Lorsque la transaction porte manifestement sur un faible montant, le Secrétaire Général est dispensé de toute formalité préalable à la conclusion du contrat.

COMMISSION DES PASSATIONS DE MARCHÉS

Article 4.5 : Commission des passations de marchés
  1. Le Secrétaire Général crée une Commission des passations de marchés dont les fonctions sont les suivantes :
    1. Formuler des avis portant sur :
      1. la régularité de la procédure de passation de marché suivie ;
      2. tout changement apporté au montant initial de la transaction ayant pour effet de le porter au seuil requérant une autre procédure de passation de marché ;
      3. toute dérogation à la procédure d’appel d’offres ouvert ou à la procédure de mise en concurrence limitée, sauf dans les cas où l’Assemblée générale ou le Comité exécutif le décide ;
      4. toute question soulevée lors de la conclusion ou de l’exécution d’un contrat, à la demande du Secrétaire Général.

    2. Ouvrir les plis contenant les offres et en enregistrer le contenu.

  2. Lorsque le Secrétaire Général ne suit pas l’avis de la Commission, il en explique les raisons de fond par écrit.





COMPTABILITÉ ET GESTION DES ACTIFS

SYSTEME COMPTABLE

Article 5.1 : Principes comptables

La comptabilité et les documents financiers de l’Organisation doivent donner une image fidèle de la valeur réelle et sincère de ses actifs et de ses passifs, des opérations financières qu’elle a réalisées ainsi que de ses recettes et dépenses. A cet effet, la comptabilité doit être tenue conformément aux principes reconnus en la matière au niveau international.

Article 5.2 : Normes comptables
  1. Le Secrétaire Général organise le système comptable conformément à des normes reconnues au niveau international.

  2. Le Secrétaire Général précise dans des Directives financières les normes comptables internationales à appliquer, ainsi que toute dérogation dûment justifiée à ces normes.
Article 5.3 : Système comptable

Le Secrétaire Général définit les principales composantes du système comptable ainsi que le plan comptable correspondant. Ceux-ci incluent notamment la comptabilité relative au budget général et aux budgets spécifiques, la comptabilité relative aux recettes et dépenses extrabudgétaires et la comptabilité relative aux opérations sur les Fonds.

DOCUMENTS FINANCIERS

Article 5.4 : Clôture des comptes

A la clôture de l’exercice, le Secrétaire Général élabore les documents financiers qui seront présentés au Comité exécutif et à l’Assemblée générale.

Article 5.5 : États financiers
  1. Les états financiers de l’Organisation sont présentés conformément aux normes comptables reconnues au niveau international. Les principes adoptés et leur application sont présentés dans une note explicative jointe aux états financiers.

  2. Le Secrétaire Général présente toute autre information qu’il juge utile ou que demande l’Assemblée générale ou le Comité exécutif.

  3. Le Secrétaire Général communique ces documents aux Membres.
Article 5.6 : Information financière
  1. Le rapport relatif au résultat du budget général et des budgets spécifiques est présenté sous la même forme que les budgets approuvés. Il rapproche les résultats budgétaires des informations contenues dans les états financiers.

  2. Ce rapport contient notamment des informations sur :
    1. les crédits initialement approuvés,
    2. les modifications intervenues au cours de l’exécution du budget par rapport aux crédits approuvés
    3. l’utilisation des crédits.
GESTION DES ACTIFS

Article 5.7 : Gestion des actifs

Les biens meubles et immeubles de l’Organisation sont gérés suivant des procédures spécifiques telles que la réévaluation des actifs, l’inscription au compte des profits et pertes et l’amortissement, définies par le Secrétaire Général dans des Directives financières.




FONDS

PRINCIPES DE GESTION

Article 6.1 : Gestion des Fonds
  1. Les Fonds sont gérés conformément aux dispositions applicables, sauf décision contraire de l’Assemblée générale.

  2. Les dépenses imputables sur les Fonds échappent au principe d’annualité budgétaire.
Article 6.2 : Création de Fonds
  1. La création de Fonds autres que ceux prévus dans le présent Règlement requiert une décision de l’Assemblée générale. L’Assemblée générale détermine l’objet, le montant et le mode de réapprovisionnement de ces Fonds.

  2. Des réserves peuvent être constituées dans ces Fonds.
FONDS STATUTAIRES

Article 6.3 : Fonds de réserve générale
  1. Il est constitué un Fonds de réserve générale dont le montant, calculé pour l’exercice financier à venir et sur la base de l’exercice précédent, correspond au moins à la somme :
    1. de 125 % du montant total des contributions statutaires non versées à l’Organisation par les Membres auxquels les dispositions de l’article 52 du Règlement général sont appliquées, et
    2. du quart des dépenses de fonctionnement de l’exercice précédent.

  2. Une partie appropriée du Fonds de réserve générale est conservée en valeurs disponibles et en placements de trésorerie à court terme.

  3. Des réserves peuvent être constituées dans le Fonds de réserve générale.

  4. Le Secrétaire Général peut avoir recours au Fonds de réserve g&e