Règlement financier Date dentrée en vigueur : 1er janvier 2007
2006/11 |
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Le présent chapitre porte sur le Règlement financier de l’Organisation internationale de police criminelle - INTERPOL.
Articles 38 à 40 du Statut et 51 et 52 du Règlement général de l’O.I.P.C.-INTERPOL.
Règlement financier adopté par la résolution AGN/59/RES/4 lors de la 59ème session de lAssemblée générale (Ottawa, 1990) entré en vigueur le 1er janvier 1991.
Ce Règlement a été amendé :
- par la résolution AGN/61/RES/2 adoptée par la 61ème session de l’Assemblée générale (Dakar, 1992), l’entrée en vigueur dudit amendement étant fixée au 1er janvier 1993 ;
- par la résolution AGN/63/RES/2 adoptée par la 63ème session de l’Assemblée générale (Rome 1994), l’entrée en vigueur dudit amendement étant fixée au 1er janvier 1995 ;
- par la résolution AGN/65/RES/23 adoptée par la 65ème session de lAssemblée générale (Antalya, 1996), lentrée en vigueur desdits amendements étant fixée au 1er juillet 1997 ;
- par la résolution AGN/67/RES/15 adoptée par la 67ème session de l’Assemblée générale (Le Caire, 1998), l’entrée en vigueur desdits amendements étant fixée au 1er janvier 1999 ;
- par la résolution AG-2001-RES-01 adoptée par la 70ème session de l’Assemblée générale (Budapest, 2001), l’entrée en vigueur desdits amendements étant fixée au 1er janvier 2002.
- par la résolution AG-2002-RES-15 adoptée lors de la 71ème session de l’Assemblée générale (Yaoundé, 2002), l’entrée en vigueur desdits amendements étant fixée au 1er janvier 2003.
- par la résolution AG-2003-RES-01 adoptée lors de la 72ème session de lAssemblée générale (Benidorm, 2003) ; l’entrée en vigueur desdits amendements prenant effet le 2 octobre 2003.
- par la résolution AG-2004-RES-03 adoptée par la 73ème session de l’Assemblée générale (Cancún, 2004), l’entrée en vigueur desdits amendements étant fixée au 1er janvier 2005.
- par la décision N° 4 adoptée par la 146ème session du Comité exécutif (Lyon, 7 - 9 juin 2005), lentrée en vigueur de lamendement concernant la règle 119.2/2 du Règlement dapplication du Règlement financier relative aux modalités damortissement étant fixée au 1er janvier 2006.
- Par la résolution AG-2006-RES-15 adoptée par la 75ème session de lAssemblée générale (Rio de Janeiro, 2006), l’entrée en vigueur desdits amendements étant fixée au 1er janvier 2007.
Au préalable, le Comité exécutif a révisé, par la décision N° 1 adoptée lors de sa 150ème session (Lyon, 30 mai 2 juin 2006), les Règles dapplication du Règlement financier, leur entrée en vigueur étant fixée au 1er janvier 2007.
Le présent Règlement tel qu’amendé se substitue à celui entré en vigueur le 1er janvier 1986 et qui avait été adopté lors de la 54ème session de l’Assemblée générale (Washington,
1985).
Collection des résolutions adoptées par l’Assemblée générale (rubrique : « TEXTES DE BASE ET ADMINISTRATION INTERNE DE L’O.I.P.C.-INTERPOL »).
Le Secrétaire Général
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CHAMP DAPPLICATION ET PRINCIPES GÉNÉRAUX |
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Article 1.1 : Champ dapplication
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- Les finances de lO.I.P.C.-INTERPOL sont régies par le Statut de lOrganisation, le Règlement
général, le présent Règlement financier, qui est une annexe du Règlement général, et toute autre
disposition financière adoptée en vertu de ces textes.
- Toutes les sous-structures opérationnelles, où quelles soient situées, font partie intégrante du
Secrétariat général. Elles sont à ce titre soumises aux textes ci-dessus mentionnés, y compris aux
dispositions spécifiques quils contiennent.
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:: Règle 1.1.1 : Règles dapplication
Les présentes Règles dapplication sont arrêtées conformément aux dispositions du Règlement
financier.
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Article 1.2 : Principes généraux
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- Le Secrétaire Général gère les finances de lOrganisation conformément aux principes de
bonne gestion financière, en particulier ceux déconomie et de rapport coût-efficacité.
- Le Secrétaire Général veille à ce que les documents relatifs aux comptes, aux finances et aux
actifs de lOrganisation, ainsi que les pièces justificatives correspondantes, soient conservés
pendant au moins cinq ans après approbation par lAssemblée générale des états financiers y
afférents. Les modalités de conservation de ces documents et les responsabilités des membres du
personnel concernés sont définies de façon détaillée dans des Directives financières.
- Le budget et les documents financiers sont établis en euros.
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POUVOIRS ET RESPONSABILITE |
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Article 1.3 : Pouvoirs du Secrétaire Général
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- Le Secrétaire Général assure la gestion financière et est responsable du budget.
- Le Secrétaire Général décide des méthodes et des procédures nécessaires à la gestion des
ressources de lOrganisation.
- Le Secrétaire Général édicte toute Directive financière requise par le présent Règlement
financier et ses Règles dapplication, ou que lui-même juge nécessaire afin de compléter ou
dexpliquer ces textes.
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Article 1.4 : Délégation des pouvoirs financier
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- En application de larticle 45 du Règlement général, lorsque le Secrétaire Général est
empêché dexercer ses fonctions, ses pouvoirs financiers sont exercés, par intérim, par le plus haut
fonctionnaire du Secrétariat général, sous réserve de toutes décisions du Comité exécutif.
- Le Secrétaire Général peut en outre donner délégation à tout membre du personnel des
pouvoirs quil juge nécessaires aux fins dune gestion financière efficace de lOrganisation.
- Le système de délégation des pouvoirs financiers mis en uvre par le Secrétaire Général est
conforme aux dispositions générales figurant dans les Règles dapplication.
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:: Règle 1.4.1 : Dispositions générales en matière de délégation des pouvoirs financiers
- Lensemble des pouvoirs financiers est exercé par le Secrétaire Général, dans les limites
fixées par le Règlement financier et/ou les présentes Règles dapplication.
- Les délégataires de pouvoirs financiers exercent ces pouvoirs au nom du Secrétaire Général.
- Les pouvoirs financiers sont délégués conformément aux principes de séparation et
dincompatibilité entre les fonctions dordonnateur et celles de comptable.
- Les actes de délégation, accompagnés dun spécimen de la signature du délégataire, de même
que les actes par lesquels il est mis fin aux délégations, sont notifiés suivant des procédures
spécifiques établies par le Secrétaire Général.
- La continuité des pouvoirs financiers doit être maintenue en labsence des délégataires.
Le responsable du service daudit interne ne peut recevoir délégation que pour engager les
dépenses nécessaires aux fins de ses activités daudit.
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:: Règle 1.4.2 : Rôle des membres du personnel
Les membres du personnel ont des rôles clairement définis dans lexécution des processus
financiers.
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Article 1.5 : Responsabilité
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Dans lexercice de leurs fonctions, tous les membres du personnel sont tenus de se conformer au
Règlement financier, à ses Règles dapplication ainsi quaux Directives financières.
En cas de nonrespect de ces textes, tout membre du personnel peut faire lobjet des procédures applicables
prévues par le Manuel du personnel.
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Article 1.6 : Définitions
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Les définitions applicables aux fins du présent Règlement financier, de ses Règles dapplication et
des Directives financières sont celles figurant dans lannexe 1 du présent document.
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Article 2.1 : Exercice financier
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Lexercice financier est la période comprise entre le 1er janvier et le 31 décembre.
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Article 2.2 : Présentation des recettes et des dépenses
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- Les recettes sont classées en fonction de leur provenance et les dépenses en fonction de leur
nature et de leur objet, et le cas échéant, par projet, suivant une nomenclature définie par le
Secrétaire Général.
- Le classement en fonction de lobjet est lié aux fonctions essentielles de lOrganisation.
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Article 2.3 : Contenu du document budgétaire
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- Le document budgétaire comprend toutes les informations, annexes et mentions explicatives
se rapportant au budget général, aux budgets spécifiques ainsi quaux autres ressources financières
accumulées et aux passifs, nécessaires à linformation de lAssemblée générale et du Comité
exécutif pour prendre les décisions.
- En ce qui concerne le budget général, le document budgétaire comprend au moins les éléments suivants :
- Une déclaration de politique générale sur les objectifs à atteindre au moyen du budget,
conformément au programme de travail de lexercice concerné.
- Les hypothèses économiques retenues pour lélaboration du budget, des explications
financières sur les recettes, les dépenses et les Fonds, faisant la distinction dans chaque cas
entre le coût des services existants, ajusté en fonction du taux de linflation, et le coût des
nouveaux services proposés, ainsi que leurs répercussions sur le montant du budget.
- Un tableau présentant lensemble des recettes et des dépenses budgétées, ainsi que les
opérations de financement et de mise en réserve concernant les Fonds, avec des données
comparatives relatives à lexécution du budget pour lexercice en cours et les exercices
précédents.
- Le système de délégation des pouvoirs financiers mis en uvre par le Secrétaire Général est
conforme aux dispositions générales figurant dans les Règles dapplication.
- En ce qui concerne les budgets spécifiques, le document budgétaire comprend au moins le
tableau mentionné à lalinéa 2.c. ci-dessus.
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PREPARATION ET APPROBATION DU BUDGET |
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Article 2.4 : Préparation du projet de budget
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- Le Comité exécutif donne au Secrétaire Général des directives pour létablissement du projet
de budget de lexercice suivant. Ces directives indiquent :
- le budget total nécessaire à la réalisation des objectifs de lOrganisation ;
- les taux d’évolution des dépenses en fonction du programme de travail et du coût de la vie ;
- tout autre paramètre que le Comité exécutif juge utile de préciser.
- Le projet de budget est préparé par le Secrétaire Général, sous la forme et avec le contenu
précisés dans larticle 2.3. Toute modification intervenant à cet égard dun exercice à lautre est
dûment expliquée.
- Après approbation par le Comité exécutif, le projet de budget est diffusé aux Membres de
lOrganisation dans le délai stipulé à larticle 13 du Règlement général.
- Au cas où les estimations figurant dans le projet de budget nécessiteraient dêtre révisées
postérieurement à lapprobation de celui-ci par le Comité exécutif, le Secrétaire Général peut
présenter un projet de budget révisé en suivant la procédure décrite ci-dessus.
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Article 2.5 : Non-affectation des recettes
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- Le projet de budget est présenté en équilibre, lensemble des recettes couvrant lensemble des
dépenses. Les recettes ne peuvent donc pas être affectées à des postes de dépenses particuliers.
- Par dérogation au présent article, certaines recettes font lobjet dune affectation, notamment :
- les indemnités et pénalités perçues par lOrganisation ;
- le remboursement effectué pendant lexercice de frais ou de sommes indûment payées ;
- les recettes provenant de la rémunération dune prestation fournie par un membre du personnel de lOrganisation sur instruction du Secrétaire Général ou avec lautorisation de celui-ci ;
- les transferts aux Fonds ;
- les remboursements fiscaux perçus par lOrganisation, y compris ceux des taxes incorporées au prix des biens et des services ;
- le montant de limpôt interne.
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Article 2.6 : Non-compensation
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- Dans le projet de budget, la compensation budgétaire entre recettes et dépenses est interdite.
- Par dérogation au présent article, les rabais, remises et ristournes peuvent être déduits du
montant des mémoires, factures ou états liquidatifs qui, dans ce cas, sont enregistrés pour leur
montant net.
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Article 2.7 : Approbation du projet de budget
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Sur proposition du Comité exécutif, lAssemblée générale approuve le projet de budget. Elle peut le
modifier le cas échéant.
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Article 3.1 : Fonctions dordonnateur et de comptable
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- Les fonctions dordonnateur et de comptable mises en uvre pour lexécution du budget sont
distinctes et incompatibles.
- Lapplication de ce principe est précisée par le Secrétaire Général dans des Directives
financières.
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Article 3.2 : Contributions statutaires
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- Les contributions statutaires des Membres sont annuelles et obligatoires, sans préjudice des engagements financiers pris par les pays hôtes.
- Sans préjudice de larticle 3.3, alinéa 3, du présent Règlement, tout versement partiel effectué
par un Membre est imputé au prorata sur le montant de la contribution statutaire due au titre du
budget général et sur le montant de la contribution statutaire due au titre du budget spécifique
concerné.
- Les contributions statutaires des Membres au budget général correspondent à un certain
pourcentage des crédits approuvés, compte tenu des autres recettes quil est prévu de percevoir au
cours de lexercice.
- Les contributions statutaires au budget général sont réparties entre les Membres suivant les
modalités et le barème adoptés par lAssemblée générale à la majorité simple.
- Les contributions statutaires aux budgets spécifiques des Bureaux sous-régionaux font lobjet
dune répartition entre les Membres concernés. Les modalités et le barème de répartition de ces
contributions sont adoptés par ceux-ci à la majorité simple.
- Sauf mention expresse différente, tout autre versement est considéré comme une contribution
volontaire.
- Les Membres peuvent verser des avances sur leurs contributions statutaires au titre des
exercices suivants.
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Article 3.3 : Paiement des contributions statutaires
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- Les contributions statutaires sont appelées par le Secrétaire Général, qui en indique les
modalités de paiement aux Membres.
- Les contributions statutaires des Membres sont dues à compter du 1er janvier de lexercice
financier correspondant. Elles sont versées le plus tôt possible, et au plus tard le 30 juin de cet
exercice.
- Tout versement de contribution statutaire par un Membre vient en déduction de sa dette la
plus ancienne.
- Tout nouveau Membre est redevable de sa première contribution à compter du 1er janvier qui
suit la date de son admission par lAssemblée générale.
- Les contributions statutaires dues par un Membre au moment où il quitte lOrganisation
restent dues.
- Les contributions statutaires sont payées à lOrganisation en euros. En cas de difficulté, les
règlements peuvent toutefois être effectués dans une autre monnaie, auquel cas les montants versés
sont convertis en euros avant dêtre portés au compte du Membre concerné.
- Les Membres, dautres organisations internationales et/ou dautres entités peuvent payer les
contributions statutaires dautres Membres de lOrganisation.
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Article 3.4 : Rééchelonnement des dettes
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- Les arriérés de contributions statutaires dun Membre au titre de lexercice en cours et des
exercices précédents peuvent faire lobjet dun rééchelonnement en vertu dun accord spécifique.
- Les termes de laccord de rééchelonnement sont négociés entre le Secrétaire Général et le
Membre concerné. Laccord est signé par le Secrétaire Général. Cependant, lorsquun accord de
rééchelonnement prévoit une annulation partielle de la dette, lapprobation préalable du Comité
exécutif est requise.
- Une dette ne peut être rééchelonnée sur plus de dix ans, et la somme à rembourser est au
moins égale au total du montant dû par le Membre au titre de lexercice en cours et de lexercice
antérieur.
- Pendant la période de paiement de la dette rééchelonnée, le Membre concerné doit également
sacquitter, conformément à larticle 3.3 du présent Règlement, des contributions statutaires
appelées au cours de cette période.
- Tant que le Membre remplit les obligations résultant de laccord de rééchelonnement et
sacquitte sans retard des contributions statutaires appelées auprès de lui au cours de la période de
paiement de la dette rééchelonnée, lapplication des mesures prévues à lalinéa 1 de l
article 52 du
Règlement général est suspendue à son égard.
- Si le Membre ne respecte pas les obligations résultant de l’accord de rééchelonnement ou de
l’alinéa 4 ci-dessus, le Secrétaire Général lui notifie la résiliation de l’accord de rééchelonnement.
Dans cette hypothèse, le Secrétaire Général applique au Membre concerné les mesures prévues à
l’article 52 du Règlement général jusqu’à ce quil se soit acquitté de l’intégralité de ses obligations
financières envers l’Organisation.
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Article 3.5 : Annulation des dettes
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- La dette d’un Membre au titre de ses contributions statutaires peut être partiellement annulée,
à condition que le Membre concerné conclue avec l’Organisation un accord de rééchelonnement
conformément aux dispositions de larticle 3.4 du présent Règlement. Le Membre redevient
toutefois débiteur de la dette annulée dès lors qu’il ne respecte pas les obligations résultant de
l’accord de rééchelonnement, ou s’acquitte avec retard des contributions appelées auprès de lui au
cours de la période de paiement de sa dette rééchelonnée.
- Lorsquune situation exceptionnelle a de graves répercussions sur léconomie dun Membre,
lAssemblée générale peut annuler partiellement ou totalement la dette du Membre concerné sans
quun accord de rééchelonnement doive être conclu.
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Article 3.6 : Recouvrement des « recettes diverses »
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Le Comité exécutif définit dans des Règles dapplication les conditions dans lesquelles le
recouvrement des recettes autres que les contributions statutaires, les libéralités et les produits de
parrainages nécessite une autorisation préalable.
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:: Règle 3.6.1 : Recouvrement des « recettes diverses »
Sans préjudice de larticle 38 du Statut, le Comité exécutif autorise le Secrétaire Général à
recouvrer les recettes autres que les contributions statutaires, les libéralités et les produits de
parrainages.
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Article 3.7 : Acceptation des libéralités et des produits de parrainages
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- Lacceptation de tous les produits de parrainages et libéralités nécessite laccord préalable du
Comité exécutif qui peut, à cet égard, déléguer ses pouvoirs au Secrétaire Général dans les
conditions fixées par les Règles dapplication.
- Nest pas considérée comme une libéralité au sens du présent article la remise à titre gratuit de
biens dont la valeur est peu importante.
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:: Règle 3.7.1 : Conditions dacceptation des libéralités et des produits de parrainages
- Sans préjudice de larticle 38 du Statut, le Comité exécutif autorise le Secrétaire Général à
accepter les libéralités et les produits de parrainages conformément aux indications ci-après.
- Tout produit de parrainage ou libéralité versé à lOrganisation est soumis aux conditions
suivantes :
- Il doit être offert à des fins compatibles avec les principes, les buts et les activités de
lOrganisation ;
- Les activités du parrain ou du donateur doivent être compatibles avec les principes, les
buts et les activités de lOrganisation.
- Lacceptation des produits de parrainages est par ailleurs soumise aux conditions suivantes :
- Le parrain doit remplir des conditions de moralité, de notoriété et de fiabilité ;
- Le parrain ne doit pas être partie à un appel doffres en cours organisé par lOrganisation,
ni à répondre à un appel doffres lancé dans les six mois suivant le contrat de parrainage ;
- Le Secrétaire Général doit être en mesure de justifier le choix du parrain. Il doit également
veiller à ce quaucune préférence injustifiée ne soit accordée à un parrain si dautres
partenaires pourraient financer la même opération.
- Toute libéralité nimpliquant pas un transfert de propriété en faveur de lOrganisation ne
relève pas de lalinéa 1 de larticle 3.7 et reste une remise à titre gratuit de biens ou de droits, dont
le Secrétaire Général dispose quelle que soit sa valeur du point de vue des recettes ou des
économies de dépenses. Toutefois, cette remise à titre gratuit doit être conforme aux conditions
fixées dans les alinéas 2 et 3 ci-dessus.
- Toutes les libéralités doivent être utilisées conformément aux conditions convenues entre le
donateur et lOrganisation. Dans lhypothèse où une telle utilisation savérerait impossible, le
montant inutilisé serait restitué au donateur, à moins que celui-ci consente à une autre utilisation
proposée par le Secrétaire Général.
- Lacceptation des libéralités et des produits de parrainages est soumise au Comité exécutif
dans les cas suivants :
- Lorsque les conditions fixées dans les alinéas 2 et 3 de la présente Règle dapplication ne
sont pas remplies ;
- Lorsque lacceptation des libéralités entraîne pour lOrganisation, directement ou
indirectement, des obligations financières supplémentaires dont le montant total ne
dépasse pas 5 % des dépenses inscrites au budget général. Lorsque les obligations en
question dépassent ce pourcentage, lautorisation de lAssemblée générale est requise.
- Lorsquil sagit de protéger les intérêts de lOrganisation ou lorsquil est nécessaire de
répondre rapidement à des besoins opérationnels, le Secrétaire Général soumet la question au
Président pour décision, sauf dans les cas où lautorisation de lAssemblée générale est requise.
- Les conditions particulières applicables au bénéfice tiré des opérations de parrainage font
lobjet dun accord entre le parrain et lOrganisation.
- Tous les biens, y compris les logiciels et licences informatiques et/ou de télécommunications
donnés à lOrganisation ou acquis par celle-ci gratuitement ou à un prix symbolique, sont
enregistrés dans les comptes de lOrganisation à leur juste valeur à la date dacquisition. Ces biens
sont considérés comme amortissables et les dispositions relatives au Fonds dinvestissement leur
sont appliquées.
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Article 3.8 : Autorisation de négocier et de conclure des accords demprunt
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- Pour répondre aux besoins de lOrganisation, le Secrétaire Général peut négocier et conclure
des accords demprunt jusquà un montant maximum de 250 000 EUR. Lorsque le montant total des
emprunts dépasse 250 000 EUR au cours dun exercice, il est tenu de demander lautorisation
préalable du Comité exécutif.
- Sauf autorisation de lAssemblée générale, le montant de ces emprunts ne peut en aucun cas
dépasser le montant total du Fonds de réserve générale augmenté de 50 % du montant dû par les
Membres au titre de leurs contributions statutaires pour lexercice considéré.
- Les opérations de crédit-bail ne sont pas considérées comme des emprunts soumis à
lautorisation du Comité exécutif.
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COMPTES BANCAIRES ET PLACEMENTS |
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Article 3.9 : Comptes bancaires
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Le Secrétaire Général choisit les banques ou établissements dans lesquels
sont déposés les fonds de lOrganisation.
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Article 3.10 : Dépôts et placements
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- Le Secrétaire Général veille à ce que les opérations de dépôt et de placement soient effectuées
auprès de banques présentant des garanties de moralité et de réputation, choisies en fonction des
propositions quelles auront présentées.
- Le Secrétaire Général veille à ce que les conditions des opérations de dépôt et de placement
soient négociées conformément aux principes de bonne gestion financière. Il les réexamine
périodiquement et, en cas de nécessité, les renégocie.
- Le Secrétaire Général veille à ce que les opérations de dépôt et de placement répondent aux
impératifs suivants, classés par ordre de priorité :
- sécurité du point de vue du choix de létablissement financier, du risque de change
minimum et du risque de pertes du fait de la nature du placement ;
- liquidité, de façon à ce que les fonds soient mobilisables rapidement ;
- rentabilité, en cherchant à bénéficier des conditions les plus favorables du marché.
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Article 3.11 : Transferts de crédits
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- Le Secrétaire Général est habilité à transférer des crédits à lintérieur des fonctions
essentielles, sous réserve de toute limite pouvant être fixée par le Comité exécutif. Les transferts de
crédits entre fonctions essentielles sont en revanche soumis à lautorisation préalable du Comité
exécutif.
- Sans préjudice des dispositions de lalinéa 1 ci-dessus, les transferts de crédits du budget
général à un budget spécifique, et vice versa, sont soumis à lautorisation préalable du Comité
exécutif.
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:: Règle 3.11.1 : Dérogation à lobligation de demander lautorisation du Comité exécutif,
En cas durgence, ou afin de protéger les intérêts de lOrganisation, le Secrétaire Général soumet la
question au Président pour décision. Le Président informe le Comité exécutif, à chaque session, de
toute autorisation donnée en vertu de la présente Règle.
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Article 3.12 : Restrictions applicables aux engagements de dépenses
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- Aucun engagement de dépense ne peut être pris sans quil existe un crédit relatif à la fonction
essentielle concernée, approuvé conformément aux dispositions en vigueur, et dont le solde
disponible permet de prendre en charge la dépense imputable sur lexercice financier au cours
duquel lengagement prend effet.
- Les engagements de dépenses restent dans les limites des crédits affectés aux différentes
fonctions essentielles, sous réserve des dérogations prévues dans les articles 3.13 et 3.15.
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Article 3.13 : Engagements de dépenses dépassant les crédits approuvés
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- Les engagements de dépenses dépassant les crédits approuvés sont soumis à lautorisation du
Comité exécutif. Des exceptions à ce principe peuvent être prévues dans les Règles dapplication.
- Lorigine des ressources destinées à financer ces dépenses est spécifiée.
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:: Règle 3.13.1 : Dérogations à lobligation de demander lautorisation du Comité exécutif
- Le Secrétaire Général peut prendre des engagements de dépenses dépassant les crédits
approuvés jusquà un montant maximum de 300 000 EUR par opération.
- Lorsquun engagement de dépense dépasse 300 000 EUR, le Secrétaire Général doit
soumettre la question au Comité exécutif.
- En cas durgence, ou afin de protéger les intérêts de lOrganisation, le Secrétaire Général
soumet la question au Président pour décision. Le Président informe le Comité exécutif, à chaque
session, de toute autorisation donnée en vertu de la présente disposition.
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Article 3.14 : Engagements pluriannuels
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- En cas de nécessité, le Secrétaire Général peut prendre des engagements de dépenses
concernant les exercices financiers suivants lorsque les activités considérées se poursuivront au
cours des années suivantes et à condition que les crédits nécessaires aient été approuvés par
lAssemblée générale.
- Les crédits couvrant ces dépenses pendant l’exercice financier en cours servent de base au
calcul des crédits concernant l’exercice financier suivant.
- Dans ces cas, les sommes exigibles au cours de chaque exercice financier sont inscrites au
budget de lexercice financier correspondant avant inscription dautres engagements.
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:: Règle 3.14.1 : Engagements anticipés
Les dépenses de gestion courante peuvent faire lobjet dengagements anticipés imputables sur les
crédits approuvés au titre des exercices suivants une fois que les crédits en question ont été votés
par lAssemblée générale.
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Article 3.15 : Dépenses extrabudgétaires et versements à titre gracieux
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Le Secrétaire Général peut prendre des engagements de dépenses extrabudgétaires et/ou effectuer
des versements à titre gracieux compatibles avec les principes, les buts et les activités de
lOrganisation.
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Article 3.16 : Couverture des déficits et affectation des excédents
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Le Secrétaire Général peut couvrir les déficits et affecter les excédents conformément aux
indications suivantes :
- Les déficits peuvent être couverts en faisant appel au Fonds de réserve générale.
- Les excédents sont affectés comme suit, par ordre de priorité :
- réapprovisionnement du Fonds de réserve générale, jusquau niveau requis en vertu de
larticle 6.3 du présent Règlement.
- réapprovisionnement des autres Fonds, jusquà leurs niveaux obligatoires respectifs,
lorsquil y a lieu ;
- affectation aux autres Fonds et à des activités spécifiques réalisées au cours dun exercice
financier.
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PROCEDURES ET PRINCIPES DE PASSATION DE MARCHES |
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Article 4.1 : Procédures de passation de marchés
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- La passation de marchés portant sur des travaux, des biens et des services seffectue suivant
les procédures énumérées ci-après, conformément aux Règles dapplication approuvées par le
Comité exécutif et aux Directives financières édictées par le Secrétaire Général :
- appel doffres ouvert ;
- mise en concurrence limitée ;
- négociation de gré à gré.
- Le Comité exécutif peut décider de dérogations aux procédures ci-dessus.
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:: Règle 4.1.1 : Dérogations aux procédures de passation de marchés
- Les procédures de passation de marchés ne sappliquent pas :
- aux contrats devant être conclus entre lOrganisation et :
- un État ;
- une autorité, une administration publique ou une entité chargée dun service public ;
- une organisation internationale ;
- aux emprunts et placements visés par les articles 3.10, 3.11 et 3.12 du Règlement financier ;
- aux opérations de change ;
- aux actes dengagement des membres du personnel de lOrganisation.
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Article 4.2 : Principes sappliquant aux passations de marchés
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- Les passations de marchés obéissent aux principes suivants :
- sauvegarde des intérêts de lOrganisation ;
- rentabilité ;
- non-discrimination ;
- transparence ;
- équité ;
- intégrité.
- Le montant de la transaction nest pas évalué dans lintention de la soustraire à lapplication
des dispositions du Règlement financier, de ses Règles dapplication et des Directives financières.
- Dans les cas ci-après, le montant de la transaction est calculé comme suit :
- Lorsque lexécution du contrat intervient à la livraison des travaux, des biens et/ou des
services, le montant de la transaction est égal au prix de ces travaux, de ces biens et/ou de
ces services ;
- Lorsque lexécution du contrat sétend sur une durée nexcédant pas trois ans, le montant
de la transaction est égal au prix total des travaux, des biens et/ou des services livrés ;
- Lorsque lexécution du contrat intervient à la fois à la livraison des travaux, des biens et/ou
des services et sur une certaine durée, le montant de la transaction est égal au prix global
des travaux, des biens et/ou des services livrés.
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Article 4.3 : Pouvoir de signer les contrats
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- Les contrats ne peuvent être signés que par les personnes habilitées à engager les dépenses
conformément aux dispositions du Règlement financier, de ses Règles dapplication et des
Directives financières, et ce, dans les limites du montant maximal pour lequel la personne
concernée est habilitée à signer.
- Le pouvoir de signer les contrats suit les mêmes règles que celui dengager les dépenses.
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:: Règle 4.3.1 : Autorisation du Comité exécutif en matière de signature de contrats
Une nouvelle autorisation du Comité exécutif ou du Président est requise en cas de modification
substantielle dun contrat intervenue après que lautorisation de signer ce contrat ait été donnée
conformément à larticle 4.3, alinéa 2, ci-dessus. La Commission des passations de marchés est
consultée sur la nature substantielle des modifications apportées au contrat.
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CHAMP DAPPLICATION DES PROCEDURES |
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Article 4.4 : Champ dapplication des procédures
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- La conclusion de contrats dacquisition de biens ou de services est soumise à une procédure
dappel doffres ouvert lorsque le montant de la transaction est égal ou supérieur à 500 000 EUR.
- Lorsque le montant de la transaction est compris entre 150 000 et 500 000 EUR, la conclusion
du contrat est précédée dun appel doffres ouvert ou dune procédure de mise en concurrence
limitée.
- Des dérogations spécifiques aux alinéas 1 et 2 ci-dessus peuvent être prévues dans des Règles
dapplication.
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:: Règle 4.4.1 : Application de la procédure de mise en concurrence limitée
Par dérogation à larticle 4.4, alinéa 1, lorsque, pour des raisons de fait ou de droit, seul un nombre
restreint de fournisseurs/prestataires est en mesure dexécuter le contrat et que le Secrétaire
Général connaît leur identité, celui-ci peut appliquer la procédure de mise en concurrence limitée,
après consultation de la Commission des passations de marchés.
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:: Règle 4.4.2 : Application de la procédure de négociation de gré à gré
- Lorsque le montant de la transaction est inférieur ou égal à 150 000 EUR, le Secrétaire
Général peut appliquer la procédure de négociation de gré à gré.
- Conformément à larticle 4.4, alinéa 3, ci-dessus, la procédure de négociation de gré à gré
peut être appliquée dans les cas où :
- lAssemblée générale ou le Comité exécutif le décide ;
- la bonne application des mesures de sécurité ou la nécessité de protéger des informations
confidentielles liées aux activités de lOrganisation est incompatible avec la nature même
des procédures dappel doffres ouvert et de mise en concurrence limitée ;
- la qualité de la prestation est intrinsèquement liée à la personne du prestataire ;
- lurgence est telle quelle ne permet pas dobserver les délais inhérents aux procédures
dappel doffres ouvert ou de mise en concurrence limitée ;
- il sagit de prolonger ou de renouveler un contrat dont lexécution a donné toute
satisfaction, étant entendu que, dans ce cas, lappel doffres ouvert ou la mise en
concurrence limitée doit être répété après une période appropriée du point de vue
économique ou technique ;
- un nouveau contrat doit être signé, pour le même objet, avec un fournisseur/ prestataire
qui a été choisi à lissue dun appel doffres ouvert, dans les 12 mois précédant la
nouvelle procédure ;
- un contrat ne peut être techniquement ou économiquement séparé du contrat initial sans
graves inconvénients pour lOrganisation ou, bien que séparable de lexécution du contrat
initial, est strictement nécessaire à ses étapes ultérieures :
- à condition que le montant de la transaction ne dépasse pas 25 % du montant dorigine,
quelle quait été la procédure de passation de marché suivie pour attribuer le contrat
initial,
- et étant entendu que cette dérogation ne peut pas être appliquée plus de trois fois ;
- les biens ou services ne sont disponibles que pour un même prix, quel que soit le
fournisseur/prestataire ;
- pour des raisons de fait ou de droit, le contrat ne peut être exécuté que par un seul
fournisseur/prestataire ;
- il sagit dappliquer une politique dachat relevant dun plan de normalisation des biens
qui rend inapproprié le recours à une procédure dappel doffres ouvert ou de mise en
concurrence limitée.
- Sauf dans les cas visés à lalinéa 2.a. ci-dessus, toutes les opérations effectuées en application
de lalinéa 1 ci-dessus doivent être dûment motivées et les auditeurs externes doivent en être
informés.
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:: Règle 4.4.3 : Services intellectuels
Pour ce qui est de lacquisition de services intellectuels, lOrganisation peut appliquer la procédure
de mise en concurrence limitée lorsque le montant de la transaction est compris entre 250 000 et
500 000 EUR. Lorsque le montant de la transaction est inférieur à 250 000 EUR, la procédure de
négociation de gré à gré peut être appliquée.
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:: Règle 4.4.4 : Équipement informatique standard
En ce qui concerne lacquisition déquipements informatiques dont les spécifications sont standard
et claires, lOrganisation peut appliquer la procédure de mise en concurrence limitée lorsque le
montant de la transaction est compris entre 250 000 et 500 000 EUR. Lorsque le montant de la
transaction est inférieur à 250 000 EUR, la procédure de négociation de gré à gré peut être
appliquée.
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:: Règle 4.4.5 : Travaux
- Les contrats portant sur des travaux peuvent être conclus après négociation de gré à gré ou
application de toute procédure usuelle dans le pays où est situé le bien, ladite procédure devant par
ailleurs être conforme aux besoins et aux intérêts de lOrganisation.
- Toute conclusion de contrat portant sur ce type de transactions est précédée dune expertise du
bien considéré, à lexception des cas où il est manifeste que la transaction est dune importance
mineure.
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:: Règle 4.4.6 : Procédure dappel doffres ouvert
- Le Secrétaire Général établit un document décrivant les caractéristiques techniques et
administratives de lopération envisagée, et qui doit permettre aux concurrents dexposer les
principaux faits et considérations dont il sera tenu compte lors du processus de sélection.
- Le Secrétaire Général publie un appel doffres ouvert précisant la nature des biens ou services
requis, indiquant comment le document mentionné à lalinéa 1 ci-dessus peut être consulté ou
obtenu, et fixant le délai dans lequel les offres doivent être présentées.
- Une fois le délai mentionné dans lalinéa 2 ci-dessus écoulé, la Commission des passations de
marchés créée par le Secrétaire Général procède au dépouillement des offres reçues et vérifie que
celles-ci ont été reçues dans le délai prescrit.
- Les offres sont ensuite examinées par le service demandeur. Un compte rendu de cet examen
et de ses conclusions est élaboré et communiqué à la Commission des passations de marchés de
manière à ce que celle-ci puisse formuler des recommandations. Une fois lexamen des offres
terminé, le Secrétaire Général peut sentretenir avec les candidats en vue de faire compléter ou
préciser la teneur des offres ou dobtenir des conditions plus avantageuses pour lOrganisation.
- Le Secrétaire Général choisit loffre qui est économiquement et techniquement la plus
avantageuse pour lOrganisation, en tenant compte notamment du prix, des coûts dutilisation, de la
valeur technique, des garanties professionnelles et financières présentées par chacun des candidats,
de la disponibilité des biens et/ou des services, des délais dexécution proposés et des exigences de
sécurité de lOrganisation. Dans lintérêt de lOrganisation, il peut retenir une offre contenant une
variante non prévue par le document mentionné à lalinéa 1 ci-dessus.
- Le Secrétaire Général peut décider de ne sélectionner aucune des offres présentées en
réponse à un appel doffres si aucune ne lui paraît acceptable. Dans ce cas, il peut, après avoir
motivé par écrit le rejet des offres et consulté la Commission des passations de marchés, procéder à
un nouvel appel doffres ouvert, à une mise en concurrence limitée ou à une négociation de gré à
gré avec des fournisseurs/prestataires potentiels.
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:: Règle 4.4.7 : Procédure de mise en concurrence limitée
- Le Secrétaire Général élabore :
- un document décrivant les biens ou services requis par lOrganisation et appelant à
présenter des offres ;
- une liste des fournisseurs/prestataires à mettre en concurrence. Cette liste est établie sur la
base de critères garantissant les qualifications, lexpérience et lindépendance des
fournisseurs/prestataires. Elle peut être établie à partir dune liste permanente dressée
suivant les prescriptions du Secrétaire Général.
- Le Secrétaire Général fait parvenir le document descriptif aux fournisseurs/prestataires
figurant sur la liste et les informe de la date limite de soumission des offres.
- Il est ensuite procédé comme en matière dappel doffres ouvert, mutatis mutandis.
- Si les offres soumises en réponse à une procédure de mise en concurrence limitée sont telles
que la valeur réelle des biens ou des services concernés aurait justifié la publication dun appel
doffres ouvert, la procédure est annulée et un appel doffres ouvert est publié.
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:: Règle 4.4.8 : Procédure de négociation de gré à gré
- Les négociations de gré à gré sont conduites par le Secrétaire Général, qui mène toutes
discussions lui paraissant utiles ou effectue toutes comparaisons, en fonction des besoins et intérêts
de lOrganisation.
- Lorsque la transaction porte manifestement sur un faible montant, le Secrétaire Général est
dispensé de toute formalité préalable à la conclusion du contrat.
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COMMISSION DES PASSATIONS DE MARCHÉS |
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Article 4.5 : Commission des passations de marchés
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- Le Secrétaire Général crée une Commission des passations de marchés dont les fonctions sont
les suivantes :
- Formuler des avis portant sur :
- la régularité de la procédure de passation de marché suivie ;
- tout changement apporté au montant initial de la transaction ayant pour effet de le
porter au seuil requérant une autre procédure de passation de marché ;
- toute dérogation à la procédure dappel doffres ouvert ou à la procédure de mise en
concurrence limitée, sauf dans les cas où lAssemblée générale ou le Comité exécutif le décide ;
- toute question soulevée lors de la conclusion ou de lexécution dun contrat, à la
demande du Secrétaire Général.
- Ouvrir les plis contenant les offres et en enregistrer le contenu.
- Lorsque le Secrétaire Général ne suit pas lavis de la Commission, il en explique les raisons de fond par écrit.
COMPTABILITÉ ET GESTION DES ACTIFS |
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Article 5.1 : Principes comptables
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La comptabilité et les documents financiers de lOrganisation doivent donner une image fidèle de la
valeur réelle et sincère de ses actifs et de ses passifs, des opérations financières quelle a réalisées
ainsi que de ses recettes et dépenses. A cet effet, la comptabilité doit être tenue conformément aux
principes reconnus en la matière au niveau international.
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Article 5.2 : Normes comptables
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- Le Secrétaire Général organise le système comptable conformément à des normes reconnues
au niveau international.
- Le Secrétaire Général précise dans des Directives financières les normes comptables
internationales à appliquer, ainsi que toute dérogation dûment justifiée à ces normes.
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Article 5.3 : Système comptable
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Le Secrétaire Général définit les principales composantes du système comptable ainsi que le plan
comptable correspondant. Ceux-ci incluent notamment la comptabilité relative au budget général et
aux budgets spécifiques, la comptabilité relative aux recettes et dépenses extrabudgétaires et la
comptabilité relative aux opérations sur les Fonds.
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Article 5.4 : Clôture des comptes
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A la clôture de lexercice, le Secrétaire Général élabore les documents financiers qui seront
présentés au Comité exécutif et à lAssemblée générale.
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Article 5.5 : États financiers
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- Les états financiers de lOrganisation sont présentés conformément aux normes comptables
reconnues au niveau international. Les principes adoptés et leur application sont présentés dans une note explicative jointe aux états financiers.
- Le Secrétaire Général présente toute autre information quil juge utile ou que demande
lAssemblée générale ou le Comité exécutif.
- Le Secrétaire Général communique ces documents aux Membres.
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Article 5.6 : Information financière
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- Le rapport relatif au résultat du budget général et des budgets spécifiques est présenté sous la
même forme que les budgets approuvés. Il rapproche les résultats budgétaires des informations
contenues dans les états financiers.
- Ce rapport contient notamment des informations sur :
- les crédits initialement approuvés,
- les modifications intervenues au cours de lexécution du budget par rapport aux crédits
approuvés
- lutilisation des crédits.
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Article 5.7 : Gestion des actifs
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Les biens meubles et immeubles de lOrganisation sont gérés suivant des procédures spécifiques
telles que la réévaluation des actifs, linscription au compte des profits et pertes et lamortissement,
définies par le Secrétaire Général dans des Directives financières.
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Article 6.1 : Gestion des Fonds
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- Les Fonds sont gérés conformément aux dispositions applicables, sauf décision contraire de
lAssemblée générale.
- Les dépenses imputables sur les Fonds échappent au principe dannualité budgétaire.
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Article 6.2 : Création de Fonds
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- La création de Fonds autres que ceux prévus dans le présent Règlement requiert une décision
de lAssemblée générale. LAssemblée générale détermine lobjet, le montant et le mode de
réapprovisionnement de ces Fonds.
- Des réserves peuvent être constituées dans ces Fonds.
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Article 6.3 : Fonds de réserve générale
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- Il est constitué un Fonds de réserve générale dont le montant, calculé pour lexercice financier
à venir et sur la base de lexercice précédent, correspond au moins à la somme :
- de 125 % du montant total des contributions statutaires non versées à lOrganisation par les
Membres auxquels les dispositions de larticle 52 du Règlement général sont appliquées, et
- du quart des dépenses de fonctionnement de lexercice précédent.
- Une partie appropriée du Fonds de réserve générale est conservée en valeurs disponibles et en
placements de trésorerie à court terme.
- Des réserves peuvent être constituées dans le Fonds de réserve générale.
- Le Secrétaire Général peut avoir recours au Fonds de réserve g&e
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